En la era de la automatización inteligente

Hace más de una década, cuando apenas se hablaba todavía de Inteligencia Artificial, una empresa española decidió apostar por su potencial. Tras un tiempo de estudio, conocimiento y pruebas de aplicación se dio lugar a una solución tecnológica que ahora, en 2024, ya utilizan los principales bancos de nuestro país (Banco Santander, BBVA, CaixaBank, ING, etc.), compañías de seguros como ARAG y también el sector público como el Instituto de Crédito Oficial (ICO). Una tecnología cuya función principal pasa por la automatización de procesos documentales. 

Y aunque ahora suene cada vez más, la automatización ¿es algo nuevo? Este tipo de procedimiento que ofrece una mayor eficiencia en el trabajo se remonta a principios del siglo XVIII, durante la primera revolución industrial, con las primeras máquinas automatizadas en fabricación y otras industrias. Desde entonces ha ido evolucionando a los ahora convencionales sistemas de OCR o RPA, que, si bien son útiles en procesos de automatización más básicos, no son suficientes en procesos más complejos, a los que la IA, que combina técnicas de Visión por Computación, Procesamiento del Lenguaje Natural y aprendizaje automático, sí puede llegar. 

Vivimos en la era de la digitalización y ya sólo el uso de ese concepto significa que todo ha cambiado, y todo se vive mucho más rápido. La IA se presenta como esa tecnología con la capacidad de acortar tiempos a escala. Una tecnología capaz de aprender y procesar grandes cantidades de información y tomar decisiones en periodos de tiempo más cortos de lo que es posible para una persona. Su funcionamiento está basado en algoritmos de optimización diseñados para encontrar soluciones eficientes de forma muy rápida. Gracias a esto, la IA es capaz de automatizar tareas repetitivas y su velocidad de procesamiento de datos es por defecto mayor a la de cualquier otro medio. Si hablamos de la gestión documental de un expediente que, por ejemplo, contiene 6 documentos que deben ser clasificados, extraídos sus datos y realizadas ciertas validaciones, a día de hoy, si el procedimiento es manual podemos dedicar hasta 3 horas de nuestro tiempo, con la IA esto pasa a hacerse en apenas unos segundos. 

Y la pregunta que muchos ahora se hacen es: ¿la IA viene a ocupar mi puesto de trabajo? En la mayoría de los casos por desinformación, no nos damos cuenta que la IA es esa “calculadora” que nos permite dividir sin utiliza papel y lápiz. Debemos entender que la IA, aplicada a la automatización de procesos, es nuestra mejor aliada en el trabajo, para que podamos enfocarnos en aquellas tareas de mayor valor añadido en las que podemos demostrar nuestras habilidades y que la tecnología se enfoque en cuestiones operativas de valor inferior.

Para que las empresas hayan adoptado esta nueva tecnología, en compañías como Serimag, con un equipo de 30 especialistas en IA (entre los que se encuentran ingenieros, matemáticos, físicos…. ), se personaliza una herramienta inteligente que requiere de un aprendizaje continuado. Para un especialista en Inteligencia Artificial es clave la actualización personal de una tecnología que avanza cada día y de la que todavía tenemos que seguir aprendiendo nosotros y todas esas empresas que de una manera directa o indirecta están ya trabajando con ella.

Del ámbito privado al público: la expansión de la IA

Esta misma semana, y como viene siendo en el último mes, el ministro de Transformación Digital y de la Función Pública, José Luis Escrivà, declaraba cómo uno de los principales objetivos era que la IA debía entrar en las administraciones públicas con el propósito que funcionarios y trabajadores públicos utilicen esta herramienta como ayuda para interaccionar mejor con los ciudadanos y ser más eficaces. Tras el cambio de paradigma que ha vivido en los últimos años el sector privado, siendo la banca uno de los mayores propulsores, es ahora el ámbito público el que está cogiendo impulso para sumarse a este cambio. En el tiempo que venimos trabajando con la solución de IA, hemos ayudado a las grandes Entidades Financieras del país en su trasformación operacional, con la agilización de trámites, recorte de costes y ofreciendo en consecuencia una respuesta mucho más temprana a su cliente. La utilización del servicio ha sido un éxito continuado que actualmente hemos llevado al sector público porque estamos convencidos del valor que les puede aportar en plena Transformación Digital. En los últimos años venimos aprendiendo acerca de las necesidades de este sector, investigando lo que se está haciendo tecnológicamente en otros países y resolviendo retos a medida. Ahora, estamos preparados para llevar esta tecnología también a las Administraciones Públicas y nuestro primer proyecto se ha cerrado con el ICO. 

Si bien la IA es una nueva herramienta con grandes habilidades tecnológicas, presenta también retos en lo relacionado con la automatización. Por ejemplo, la falta de calidad del dato en documentos, que puede hacer más complicada su interpretación. Nosotros nos comprometemos a un 99% de acierto por SLA en contrato, pero aún así ya supera cualquier otra tecnología y mucho más si lo comparamos con cualquier procedimiento manual. Otro obstáculo podría ser la aceptación y adopción por parte de las empresas. El ritmo acelerado en el que vivimos lleva a tomar decisiones inadecuadas sin un estudio y análisis premio de la situación. Primero debemos detectar la necesidad, analizar si la IA puede ser la solución y posteriormente elegir el mejor partner tecnológico que te pueda acompañar en la adopción.

¿Cómo convive el proceso manual con el automatizado?¿Hace falta formación para operar estas nuevas tecnologías? Éstas son solo algunas de las dudas y consultas más habituales. Por ejemplo, en la Administración Pública, el hecho de adoptar estos nuevos modelos y sistemáticas conlleva un cambio cultural, con lo cual hay muchas dudas al respecto. 

Veamos esto con un caso práctico. En 2021 se aprobó el Programa de concesiones de ayudas directas a las CCAA y ciudades de Ceuta y Melilla para la ejecución de programas de incentivos ligados a la movilidad eléctrica (MOVES III), en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia Europeo, dotado inicialmente con un presupuesto de 400 millones de euros, y posteriormente ampliado hasta 1.200 millones, y de los cuales 876 millones han sido ya transferidos a las comunidades autónomas. El Programa MOVES III destina ayudas tanto para el desarrollo de infraestructuras eléctricas como para la adquisición de vehículos eléctricos.

En el proceso de solicitud de las ayudas, sólo para la adquisición de vehículos eléctricos, las partes interesadas deben aportar una media de 8 documentos. Por datos actuales, sólo en Cataluña se recibieron aproximadamente 21.500 solicitudes en 2023, lo que supuso un total de 170.000 documentos. El plazo medio actual de resolución de una solicitud de ayuda es de entre un año y un año y medio. 

Con un servicio basado en IA, una parte importante de la revisión de la solicitud podría acortarse drásticamente a cuestión de horas. Además, permitiría entre otras cosas dar un feedback online sobre cualquier irregularidad en una solicitud, como si hay documentación incorrecta, caducada o falta algún documento por aportar, en lugar de tener que esperar a la revisión íntegra del expediente y tener esa información meses después. 

Este es sólo un caso entre miles de procedimientos en los que la IA puede actuar de una manera más eficiente, y sólo gracias a la tecnología poder tratar solicitudes que en muchos casos pueden llegar a ser desatendidas por falta de tiempo del propio trabajador.